지난 2009년 인텔이 BYOD(Bring Your Own Device)를 업계 최초로 자사의 모바일 정책으로 도입하면서 이후 많은 기업들이 이에 대한 높은 관심을 보였다. BYOD는 개인이 사용하는 모바일 기기를 업무용으로 사용하는 것으로, 진정한 모바일 업무 환경을 구현하기 위해 필수적인 요소 중 하나다. BYOD 도입을 통해 장소나 시간에 제약을 받지 않고 신속하고 편리하게 업무를 볼 수 있는 환경을 제공할 수 있다.
이와는 대조적으로 회사가 직원들이 사용할 업무용 기기를 구매해 제공하면 기업의 제품 관리에 대한 부담이 증가할 수밖에 없다. 모바일 기기의 경우에는 직원이 늘 휴대하고 다녀야하기 때문에 파손이나 분실 위험이 사무용 PC보다 월등히 높고, 사용자의 위치가 수시로 바뀌기 때문에 정보를 실시간으로 업데이트해야 하는 번거로움이 있다.
BYOD 잠재력 극대화하기
최근에는 BYOD에 대한 관심이 다소 시들해졌다. 심지어 혹자에게는 아직까지도 생소한 개념이기도 하다. BYOD를 확산시키는데 가장 큰 어려움으로 지적되는 보안에 대한 고찰이 충분히 이뤄지지 않은 탓이다.
BYOD를 사내에 정착시키기 위해서는 반드시 IT 부서 차원의 적절한 프로세스와 정책을 수립하고 이에 대한 체계적인 지원이 필요하다. 즉 민감한 데이터 유출 등 보안 위험을 줄이기 위해서는 팀 단위로 사용하는 기술 관련 보안을 철저히 유지하는 동시에 이에 대한 호환 및 지원이 가능해야 한다. 기업의 규모나 환경에 적합한 IT 관련 정책 및 프로세스를 구축하지 못한 경우에는 BYOD가 제공하는 이점을 충분히 활용할 수 없게 된다.
BYOD의 잠재력을 극대화하면서 기업 내부의 보안 위험 요소를 최소화하기 위한 4가지 핵심 고려사항은 다음과 같다.
① 보안·개인정보보호 IT 인프라를 구축하라
허용할 수 있는 기기 활용 범위와 보고해야 하는 보안 사고에 대한 기준이 명확하지 않으면 BYOD를 도입하기에는 아직 이르다고 할 수 있다. 즉 보안 문제가 발생했을 때 대응 방안도 수립해야 한다는 말이다. 만약 대응 방안을 인지하고 있지 못한다면 업무를 수행하는데 있어 자신감이 결여돼 업무 생산성이 떨어질 수밖에 없다. 결과적으로 회사의 IT 인프라가 무너지게 되는 위험을 초래할 수도 있다.
② 정기적으로 디바이스를 관리하라
BYOD로 인해 회사나 집에서 기기를 사용하다 파손된 경우에 수리비의 책임 공방과 기기의 노후화로 교체해야 할 경우에 어떻게 해야 할 것인가와 같은 질문들이 생겨난다. 이와 같이 발생할 수 있는 모든 일들에 대한 가능성을 염두에 두고 사전에 해결 방안을 마련하는 것은 필수다.
이러한 대응 체제가 미비한 경우에 BYOD를 도입하면 번거로움이나 심리적 불안감 등이 업무에 대한 의욕과 직원의 사기를 오히려 저하시킬 수 있다. 더구나 오늘날 사용되는 기기 모델이나 OS, 보안 기능이 천차만별로 다양하다. 따라서 IT 분야의 부담을 줄일 수 있도록 관리 업무는 최대한 간편하게 구성할 필요가 있다. 개인기기를 업무에 활용할 시 네트워크에 지장이 생겼을 때 결과적으로 직원 전체의 업무 진행이 지연되는 일만은 피해야하기 때문이다.
③ BYOD 보안에 대한 새로운 습관을 익혀라
사실 IT 부서에서 독자적으로 기업 전반에 걸친 BYOD 보안 체계를 확립하기에는 한계가 따를 수밖에 없다. 따라서 사용자 스스로가 보안을 유지하려는 마음을 갖추는 것이 매우 중요하다.
예를 들어 개인이 사용하는 스마트 기기로 사내 정보에 접근할 수 있는 권한이 생긴다면 이에 대해 최소한의 보안을 유지할 필요가 있다. 이는 마치 ATM 기기에서 현금을 인출하기 위해 비밀번호를 입력할 때, 누군가 뒤에서 보고 있지 않은지 주의를 기울이는 것과 유사하다. BYOD를 도입해 업무를 수행할 경우 필요한 마음가짐이 바로 이런 것이다.
④ 일과 삶의 균형을 유지하라
BYOD에 대해 적합한 시스템이나 기업 표준이 미비한 상황에서 BYOD를 도입하면 오히려 업무 생산성이 저하될 가능성이 있다. 일과 삶의 경계가 모호해질 수 있기 때문이다.
정해진 근무 시간 외에도 업무 관련 이메일이나 소셜네트워크서비스(SNS)를 확인하거나 답장하는 것만으로도 휴식을 방해하기 때문에 업무적 성과를 고려했을 때 결코 효율적이지 않다. 이는 BYOD의 장점 중 하나인 업무 유연성의 이면이기도 하다. 따라서 BYOD를 도입할 경우 일과 개인의 삶의 균형을 유지하는 방안을 고려하는 것이 매우 중요하다고 볼 수 있다.
BYOSD 통제 기술과 제도 갖춰야
기업은 직원들이 선호하는 스마트 기기를 업무에 활용할 수 있도록 지원하면 동기 부여 및 업무 생산성 향상을 기대할 수 있다. 본인의 상황에 맞춰 원하는 장소에서 원하는 스마트 기기로 업무에 임한다는 것은 임직원 모두에게 매우 큰 이점으로 작용할 수 있다.
그러나 BYOD의 혜택을 온전히 누리기 위해서 극복해야 할 과제가 있다는 점을 명심해야 한다. 업종 및 부서별 특성을 고려해 BYOD의 장단점에 대한 분석을 면밀히 실시해야 하고, 적합한 통제 기술과 제도를 갖춘 상태에서 BYOD를 도입해야 한다. 특히 현장 서비스나 영업 등 민간 기업에서 BYOD의 성과가 입증된 부서를 중심으로 스마트 기기의 활용 범위를 확대해나가는 것도 좋은 방법중 하나일 것이다.
마지막으로 기업 차원에서 적절한 IT 인프라, 보안, 개인정보보호 정책을 수립하고 직원들도 BYOD에 대한 보안을 유지하기 위해 새로운 사용 습관을 익혀야 한다. 중요한 것은 개인의 삶과 직장 사이의 균형을 유지하는 노력이 선행돼야 모바일, 클라우드 시대의 BYOD 이점을 극대화하고 부작용을 최소화할 수 있다는 것이다.
