클라우드, 전자서명, 생체인증, 정보보안 등 다양한 디지털 기술을 결합해 업무를 전산화·자동화하고 생산성을 높이려는 노력이 공공과 민간 부문 모두에서 이어지고 있다. 특히 피부에 와 닿는 변화는 전자문서를 활용해 종이를 없애는 ‘페이퍼리스(paperless)’ 환경 구현이다.
한국인터넷진흥원의 2016년 전자문서산업 실태 조사에 따르면 국내 기업의 절반 이상인 57.3%가 전자문서를 활용하는 것으로 나타났다. 현재 공공, 보험, 병원, 제조, 건설 등 다양한 산업에서 계약서, 동의서, 설계도 같은 문서를 디지털화해 기대 이상의 놀라운 효과를 거두고 있다.
실제로 서울시청은 프린터, 복사기, 팩스 등 사무기기를 5분의 1로 줄이고 연간 182억원의 비용을 절감했다. 또한 국내 한 보험사는 신규 계약의 62.2%를 태블릿PC로 체결하고 올해 말까지 그 비중을 85% 정도로 높인다는 계획을 추진 중이다.
아날로그 환경에 머물러 있는 ‘종이영수증’
이처럼 페이퍼리스 환경이 다양한 분야로 빠르게 확산 중이지만 여전히 아날로그 환경에 머무르고 있는 분야가 있다. 바로 종이영수증이다.
한국은행에 따르면 2014년 기준 하루 평균 2935만 건의 종이영수증이 발급되고 매년 1950억원이 소요되고 있다. 이 가운데 60%가 발급 즉시 버려지면서 자원 낭비와 환경을 해칠 뿐만 아니라 개인정보 유출 위험으로도 이어지고 있다.
종이영수증 처리를 위한 인력, 보관에 필요한 비용 역시 만만치 않다. 국내에서 경비지출관리 솔루션을 도입하고 종이영수증을 없앤 기업은 1%에 불과한 것으로 파악된다. 아직도 대부분의 기업이 종이영수증과 세금계산서 같은 증빙자료를 풀칠해 손으로 지출결의서를 작성하고 있는 상황이다.
무엇보다 종이영수증은 4차 산업혁명 시대의 원유로 일컬어지는 빅데이터 활용에도 큰 장애 요인이 된다. 종이를 디지털 기반으로 전산화하는 작업은 빅데이터 확보와 직결된다. 영수증 데이터가 쌓이면 기업은 신제품 개발, 할인 쿠폰·포인트, 매대 배치 개선 등 다양하게 활용이 가능하고, 전체 기업 자금 흐름도 투명하게 관리할 수 있다.
공공·민간 모두 진지한 고민과 사고 전환해야
일본 정부는 올해부터 유통 분야 빅데이터 시장 창출을 위해 종이영수증의 전산화를 촉진하고, 개인과 서비스 사업자가 데이터를 통합 및 활용할 수 있도록 업종별 전자영수증 표준 규격을 책정하고 있다.
국내에서도 과학기술정보통신부와 한국인터넷진흥원이 2020년까지 종이영수증 없는 사회를 만든다는 계획을 선포했다. 또한 한국전자문서산업협회 주관으로 전자영수증 활성화를 위한 국회 정책 토론회도 개최되는 등 구체적인 방안도 모색되기 시작했다.
페이퍼리스 생태계는 4차 산업혁명 시대 거스를 수 없는 흐름이다. 디지털 기술과 솔루션을 적극 수용하고, 오랜 기간 생활 습관으로 자리잡아온 종이영수증을 없애기 위해 공공과 민간 모두 진지한 고민과 사고 전환이 필요한 시점이다.
