정보의 가치가 그 어느 때보다 높아지고 있는 요즘, 기업의 핵심정보를 어떻게 효과적으로 관리, 공유하고 사용 및 아카이빙 하느냐에 따라 기업의 흥망성쇠가 좌우된다고 해도 과언이 아니다. IT 환경의 급격한 발전에 따라 기업에서 생산하는 정보의 양이 급속하게 증가하면서 새로운 기업 경영의 패러다임과 IT환경의 변화, 그리고 대내적으로는 효과적인 고객 서비스를 위한 새로운 마케팅 방법론이 대두되고 있다. <편집자>

연재순서
1회 : 진화하는 차세대 기업 콘텐츠 관리(이번호)
2회 : 기업 콘텐츠 관리의 핵심 트렌드
3회 : 성공적인 기업 콘텐츠 사례 소개

비즈니스에서 가장 중요한 자산 중 하나는 기업에서 수년간 또는 수십 년간 축적된 지식과 지적 자산을 나타내는 다양한 형태의 정보다. 신제품 개발보고서, 제품 사양 데이터, 마케팅 자료, 웹 페이지, 고객 서비스 데이터, 공급업체 계약서, 이메일, 사진이미지 등을 비롯한 이러한 엔터프라이즈 콘텐츠는 시간 및 비용에 대한 엄청난 투자의 결과물이자 기업의 경쟁력을 좌우하는 핵심 자산이다.
IT 시장조사 전문기관인 IDC에 따르면 2010년까지 디지털 정보는 2006년 대비 6배 성장하고 70% 정도가 개인에 의해 생성되며, 그 중 최소 85%의 디지털 정보에 대한 보안, 프라이버시, 신뢰도, 규정준수 등을 기업 등의 조직이 책임지게 될 것이라고 한다.
이와 함께 기업에서 사용되는 콘텐츠는 지속적으로 증가하고 그 형태 또한 매우 다양해지고 있는 추세다. 특히 오늘날 기업의 데이터 가운데 DB를 통해 관리할 수 없는 비정형 데이터가 80% 이상을 차지하고 있어 이에 대한 체계적인 관리가 요구되는 실정이다. 최근 조사에 따르면 산업별로 차이는 있지만 매년 65~200% 수준으로 비정형 콘텐츠가 증가하고 있는 것으로 나타났다.
이처럼 늘어나는 콘텐츠 정보에 대한 체계적인 관리를 위한 ECM(Enterprise Content Management: 기업콘텐츠관리) 솔루션에 대한 관심과 수요가 산업 전반에서 대두되고 있다. ECM은 이러한 비정형 데이터를 포함한 기업의 콘텐츠를 효과적으로 사용하기 위한 솔루션이다. 아카이빙과 함께 각종 규정 및 컴플라이언스 이슈가 대두되고 있고 협업 환경에 대한 기업의 필요성이 확산되면서 최근 많은 기업들이 ECM에 눈을 돌리고 있다.

ECM 스위트 공급 ‘확산’
대규모 업체들은 주도적으로 ECM 솔루션을 제공하며, 아직까지도 시장에 존재하는 솔루션 수행 결과에 대한 불확실성과 의구심을 종식시켜나가고 있다. 이러한 시장의 흐름은 지속적으로 팽창하는 시장의 법칙이 작용한 결과라고 볼 수 있다. 특히 비정형 정보의 활용을 위한 통합(Consolidation), 각종 규제 대응을 위한 컴플라이언스(Compliance), 협업 환경의 확산, 그리고 웹 2.0 기반의 ECM 솔루션에 접근 등 다변화의 물결을 타고 있는 ECM 솔루션에 대한 시장 수요 등이 ECM 시장의 진화와 성장을 이끄는 주요 동인으로 작용하고 있다.
마치 빌딩 블럭 같은 구조를 보이는 ECM 스위트(Suite)는 전자 문서, 수표, 원장, 가입서, 도면 등의 문서를 전사적으로 또는 사업부 단위별로 관리할 수 있는 문서관리 솔루션(DM), 웹 콘텐츠 관리 솔루션(WCM), 이미지 문서관리 및 기업규제 준수 관리 솔루션(RM), 멀티미디어, 오디오 등 디지털 자산 관리 솔루션(DAM), 그리고 이메일 및 SAP 아카이빙 솔루션 등으로 구성돼 있다.
하지만 ECM 플랫폼을 구성하는 각각의 솔루션들은 저마다 다른 구축 및 도입 시기를 바탕으로 다른 시기에 개화기를 맞았다. 일례로, 문서관리 솔루션인 DM은 10년 전부터 기업 전사 및 각 사업부들의 문서관리 요구에 따라 활발하게 도입, 구축돼 온 것에 반해, 웹 콘텐츠 관리 솔루션인 WCM을 비롯한 디지털 자산관리 솔루션 DAM은 최근 들어 많은 관심과 수요를 모으고 있다.
또한 종이문서 관리에 따른 위험부담과 데이터 저장소의 유지비용을 줄여주는 이미지 문서관리 솔루션(RM)은 기업의 포인트 솔루션으로서 종이문서 사용에서 발생하는 위험 및 비효율적인 부분을 현저하게 개선할 수 있는 대안으로 주목받고 있으며, 특히 비즈니스 가치를 높일 수 있는 많은 대표 금융권의 단위 특정업무에 도입 및 구축 완료돼 현재 고도화사업을 추진중에 있다.
이렇듯 ECM이 비즈니스프로세스관리(BPM) 및 포스트 ERP 등 기업이 원하는 새로운 비즈니스 모델을 실제로 구현할 수 있는 솔루션으로 주목받게 됨에 따라 기업의 여러 비즈니스 니즈를 수용하고 지원할 수 있도록 ECM 솔루션은 통합 ECM 플랫폼 스위트로 점차 확대되고 있다.

컴플라이언스·리스크 관리 이슈, ECM 시장 ‘견인’
세계적인 IT 전문조사기관인 오범(Ovum)은 이러한 다이내믹한 시장 환경의 변화로 인해 CIO와 기업의 조직 내에서 ECM 솔루션에 대한 요구와 구축을 통해 얻게 되는 실질적인 가치에 대한 신념이 지속적으로 유지돼 이 시장이 꾸준히 성장해 나갈 것이라고 예측했다.
또, IDC에서 예측한 2007년 국내 ECM 시장은 약 400억원 규모이며, 아태지역 ECM 시장은 향후 5년간 연평균 14.2%의 성장률을 보일 것으로 전망했다. 특히 컴플라이언스 이슈와 리스크 관리에 대한 시장수요가 급증하면서, 기업경쟁력 강화를 위한 국제화의 필요성, 기업자산 보호를 위한 지적재산권, 디지털 자산관리 등이 ECM 시장을 견인할 것으로 내다봤다.
이 같은 시장 확대를 가속화하는 동인으로는 컴플라이언스 이슈 및 리스크 관리에 대한 시장 수요의 급증, 기업경쟁력 강화를 위한 국제화 필요성, 기업의 자산을 보호하기 위한 지적재산권, 디지털 자산관리 등을 꼽을 수 있다.
기업환경 변화의 흐름은 조직의 모든 정보와 지식이 실시간으로 공유되는 ‘실시간 엔터프라이즈(Real Time Enterprise)’ 체제로의 전환으로 이어졌고 이에 맞춰 차별화된 수익 모델 확보, 선진 경영 인프라 구축, 업무 프로세스 신기술 도입 등을 통한 내실 경영 추구는 이제 더 이상 기업의 선택사항이 아닌 필수사항으로 인식되기 시작했다.
즉, 폭발적인 정보증가와 그에 수반되는 비용증가에 대한 최선의 대안으로 기업에서 생산되는 비정형 정보 관리와 그 가치를 이해하는 포괄적이고 철저한 접근방식이 주목 받고 있는 것이다. 이러한 환경 변화 및 경쟁력 강화를 위해 기업들은 진일보한 차세대 ECM에 대한 필요성에 공감하기 시작했다.

진화하는 3세대 ECM 시스템
기업 콘텐츠나 프로세스들은 기업 내의 여러 부서 내지는 시스템에 다양한 형태로 저장돼 있기 때문에 분산된 콘텐츠 및 프로세스를 통합하고 관리하기 위해서는 통합 정보 인프라(Information Infrastructure)를 통해 기업 내에 분산돼 있는 다양하고 복잡하게 얽혀있는 애플리케이션들에서 발생하는 모든 콘텐츠들을 관리할 필요가 있다. 이것이 바로 진화하는 3세대 ECM 시스템이라고 할 수 있다.
기업의 컴퓨팅 환경이 복잡해지면서 폭증하는 정보의 양에 비례하여 소위 ‘정보 사일로(silo)’로 인해 통합적으로 관리되지 않고 있는 정보들 또한 빠르게 증가하고 있다. 이렇게 방치된 정보 콘텐츠를 원하는 때에 공유하고 그 가치를 최대한 활용할 수 있는 환경을 마련하는 것이 ECM의 핵심이다. 이를 위해 모든 애플리케이션을 통합적으로 관리할 수 있는 통합 정보 인프라스트럭처(unified information infrastructure)가 ECM의 필수요소로 부각되고 있다.
차세대 ECM 시장의 대표적인 기술 요소로 얘기할 수 있는 것이 하나의 통합된 리파지토리(repository) 플랫폼이다. 통합된 콘텐츠 리파지토리를 기반으로 기업 내 다양한 업무에 다양한 형태로 존재하는 콘텐츠를 협업, 트랜잭션, 인터랙션, 아카이빙 등 콘텐츠 집약적인 애플리케이션에 따라 포괄적으로 관리할 수 있다.
기업의 콘텐츠 관리 요구를 지원하기 위해 다양한 애플리케이션을 도입한 상황을 가정해보자. 이 정보를 종합적으로 보기 위해서는 일종의 포털 구축이 필요하다. 구축된 포털은 표면적으로는 매우 이상적이다. 하지만 좀 더 자세히 살펴보면 그 하단에는 여전히 무수히 많은 애플리케이션, 보안 모델, 데이터베이스, 객체 모델 등이 존재하고 있음을 알 수 있다. 뿐만 아니라 각각의 개별적으로 독립된 리파지토리들과 불완전하게 결합된 인터페이스들로 인해 실제 상황은 더욱 복잡해진다.
과거 문서관리나 지식관리 프로젝트 진행 시 대부분의 기업 고객들은 프로젝트 전반을 개발에 의존해 커스터마이징된 시스템으로 구현했고 이 개발 프로젝트를 ECM 솔루션으로 착각하기도 했었다. 하지만, 기업의 비즈니스 환경과 시장의 변화 속도가 빨라짐에 따라 한 업무에 특화된 인프라로는 급변하는 환경 변화에 민감하게 대응하기가 쉽지 않다는 결론에 이르렀고 최근 들어서는 커스터마이징된 ECM과는 달리 기본적인 기능을 고루 갖춘 패키지 형태의 솔루션을 선호하는 양상을 보이고 있다.
따라서 기본적인 애플리케이션들을 기반으로 그때그때 필요한 업무에 따라 모듈을 조합하는 형태, 즉 기업의 소프트웨어 인프라 정보시스템을 공유와 재사용이 가능하도록 서비스 단위나 컴포넌트 중심으로 구축하는 SOA(Service Oriented Architecture, 서비스지향아키텍처)가 ECM의 새로운 핵심기능요소로서 주목받고 있다.

성공적 ECM 구현, 서비스 수반 ‘필수’
성공적인 ECM 구현을 위해서는 콘텐츠와 프로세스를 잘 관리할 수 있는 서비스도 함께 수반돼야 한다. ‘콘텐츠 및 프로세스 서비스’는 크게 콘텐츠 수명주기를 관리하는 체크 인(Check in)/체크아웃(Check out), 버전 관리, 카테고리 관리, 보안 관리, 검색기능과 업무 프로세스를 관리하는 프로세스 설계, 프로세스 시뮬레이션, 프로세스 분석 기능 등으로 나눌 수 있다.
시스템 연계를 통한 콘텐츠와 프로세스를 활용할 수 있는 서비스까지 준비됐다면, 나아가 이렇게 준비된 시스템을 활용해 사용자 요구를 충족시킬 수 있는 서비스를 제공해야 한다. 각 기업에서 요구하는 UI(사용자 인터페이스)와 구성 시스템이 제각기 다를 경우를 대비해 고객의 요구에 맞춘 ECM 서비스를 구성할 수 있어야 하는데, 이를 위한 서비스가 바로 ‘애플리케이션 서비스’다.
대부분의 ECM 솔루션이 자체적으로 기본 UI를 제공하고 있지만 실제 ECM 프로젝트에서는 기본 UI 대신 포털이나 그룹웨어, 지식관리 솔루션(KM)을 연동해 사용하고 있다. 이는 곧 ECM을 구성하는 서비스들은 다양한 환경에 분산돼 있는 시스템에 필요에 따라 적절한 서비스를 공급할 수 있어야 함을 의미한다. 포털 시스템과의 연계를 예를 들자면 ECM 솔루션은 포털 시스템에서 바로 ECM 서비스를 호출할 수 있는 포틀릿(portlet)이나 API를 지원해, 포털 화면을 통해 원하는 기능을 이용할 수 있어야 한다.
이번 장에서는 급변하는 기업환경 하에서 기업의 경쟁력 확보와 생산성 극대화라는 목표를 위해 기업이 시급히 관심을 기울여야 할 ECM 솔루션을 대략적으로 살펴봤다. 각각의 기업 환경에 최적화된 통합 기업 콘텐츠 관리 아키텍처를 설계하고, 그에 맞는 최적의 솔루션을 도입해 정보 자산 관리를 차별화함으로써 기업의 경쟁력을 높일 수 있을 것이다.
다음 호에서는 차세대 기업 콘텐츠 관리 솔루션의 핵심 트렌드를 짚어보고 그 진화와 성장을 이끄는 주요 동인이 무엇인가에 대해 살펴보기로 하자.

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