비정형 정보간 통합플랫폼 구축 ‘필수’ … 통합 리파지토리 콘텐츠 아카이빙 ‘핵심’
기업경쟁력 제고와 생산성 향상이라는 경영 관리의 두 가지 핵심 목표 달성을 위해 ECM(기업콘텐츠관리) 솔루션을 도입, 효과를 누리고 있는 기업들이 늘어남에 따라 이제 ECM 솔루션은 선택이 아닌 필수요소로 인식되며 전 산업군에 걸쳐 그 필요성이 대두되고 있다. 이러한 시장의 흐름은 지속적으로 팽창하는 시장의 법칙이 작용하기도 하겠지만 보다 근본적인 원인으로는 치열한 경쟁이 심화돼고 있는 국내외 기업 환경의 변화에서 찾을 수 있다.
각종 기업 규제들을 비롯한 컴플라이언스, 기업 리스크 관리 및 특화된 비즈니스 니즈에 대응하기 위한 포인트 특화 솔루션으로써 ECM 솔루션에 대한 수요가 증가함과 동시에, 협업(Collaboration) 솔루션 역시 비정형 정보에 대한 인식의 변화 및 기업 지식 관리자들간의 내부 정보를 손쉽게 공유하고 활용할 수 있는 툴로 각광받고 있다. <편집자>
연재순서
1회 : 진화하는 차세대 기업 콘텐츠 관리
2회 : 기업 콘텐츠 관리의 핵심 트렌드 (이번호)
김선아 //
한국EMC CMA 사업부 차장
kim_marie@emc.com
IT 전문조사기관인 오범(Ovum)은 이러한 역동적인 시장환경의 변화는 CIO와 그들의 조직 내에서 기업콘텐츠관리 솔루션에 대한 요구와 솔루션 구축을 통해 얻게 되는 실질적인 가치에 대한 신념이 지속적으로 유지됨에 따라 꾸준히 성장해 나갈 것이라는 긍정적인 예측을 발표한 바 있다.
그렇다면 현재 ECM 시장을 선도하고 솔루션을 제공하고 있는 업체들이 누구인지 ECM 시장 구도를 간략하게 살펴보자. 먼저 대형 인프라스트럭처 솔루션 기업인 EMC, IBM(파일네트), 오라클(스탤런트), ECM 독립벤더인 오픈텍스트(OpenText)를 들 수 있으며 이들 대형 벤더들은 솔루션 벤더 합병 작업을 진행해 오고 있다. 이 과정에서 중첩되는 제품군에 대한 향후 지원계획 및 통합된 제품의 로드맵이 다소 지연되기도 하고 벤더들은 합병을 통해 얻게 된 새로운 고객사 및 기존 고객사들이 새롭게 통합된 ‘New ECM 솔루션’으로 마이그레이션하도록 할 수 있도록 다각도의 기술적 노력들을 기울이고 있다.
EMC는 2007년 ‘다큐멘텀 6 플랫폼’을 선보이며 최고의 안정성과 강력한 비즈니스 연속성 유지, 다양한 애플리케이션과의 통합성을 바탕으로 한 손쉬운 마이그레이션 플랜을 선보인 바 있다. EMC는 기존 고객뿐 아니라 기업정보 인프라스트럭처의 핵심요소로 발전하고 있는 진화된 기업콘텐츠관리 솔루션을 통해 벤더 중립적 입장에서 서비스 기반의 혁신적인 접근방식을 채택하며 차세대 기업 콘텐츠 관리 시장을 선도하고 있다.
기업 비정형 데이터관리 ‘필수’
기업에서 사용되는 콘텐츠는 지속적으로 증가하고, 그 형태 또한 매우 다양해지고 있다. 특히 오늘날 기업의 데이터의 80% 이상을 데이터베이스(DB)를 통해서 관리할 수 없는 비정형 데이터가 차지하고 있는 가운데 이에 대한 보다 체계적인 관리가 요구되고 있다. 최근 조사에 따르면, 산업별로 차이가 있지만 매년 65~200% 수준으로 비정형 콘텐츠가 증가하고 있는 것으로 나타났다.
ECM은 이러한 비정형 데이터를 포함한 기업의 콘텐츠를 효과적으로 사용하기 위한 솔루션으로, 아카이빙 및 각종 규정 및 컴플라이언스 또한 이슈로 떠오르고, 협업 환경에 대한 기업의 필요성이 확산되면서 많은 기업들이 ECM에 눈을 돌리고 있다. 특히, 컴플라이언스 이슈와 리스크 관리에 대한 시장 수요가 급증하고 있는 가운데, 기업경쟁력 강화를 위한 국제화 필요성, 기업자산을 보호하기 위한 지적재산권, 디지털 자산관리 등이 기업콘텐츠 관리 수요를 촉발하는 주요 요소로 꼽히고 있다.
기업콘텐츠관리 솔루션의 핵심 트렌드로 ‘비정형 정보간의 통합(Consolidation)’을 들 수 있다. 기업의 컴퓨팅 환경이 복잡해지면서 폭증하는 정보만큼이나 소위 ‘정보 사일로(silo)’로 인해 통합적으로 관리되지 못하고 있는 정보들 또한 빠르게 증가한다. 이렇게 방치된 정보 콘텐츠를 원하는 때에 공유하고 그 가치를 최대한 활용할 수 있는 환경을 마련하는 것이 ECM 솔루션 구축의 핵심이다. 이를 위해 모든 애플리케이션을 통합적으로 관리할 수 있는 정보 인프라스트럭처가 필수요소로 부각되고 있다.
통합 ECM 플랫폼 구축이 ‘관건’
진화된 ECM 시스템은 기업 내 다양한 업무에 따라 존재하는 콘텐츠를 통합된 콘텐츠 리파지토리를 기반으로 협업, 트랜잭션, 인터랙션, 아카이빙 등 콘텐츠 집약적인 애플리케이션에 대한 포괄적인 관리를 가능하게 해준다. 통합된(unified) 리파지토리 플랫폼을 이해하기 위해 먼저 기업의 콘텐츠 관리를 지원하기 위해 다양한 애플리케이션을 도입한 상황을 가정해보자.
이 정보를 종합적으로 보기 위해서는 일종의 포털 구축이 필요하다. 구축된 포털은 표면적으로는 매우 이상적이다. 하지만 좀 더 자세히 살펴보면 그 하단에는 여전히 무수히 많은 애플리케이션, 보안 모델, 데이터베이스, 객체 모델 등의 정보 사일로가 여전히 존재하고 있다. 뿐만 아니라 각각의 개별적으로 독립된 리파지토리들과 불완전하게 결합된 인터페이스들로 인해 실제 상황은 더욱 어려워지고 복잡해지고 있다.
‘표면적으로만 통합된(integrated)’ ECM 환경은 다양한 스킬 세트와 제품, 분산된 시스템으로부터 생성되는 리포트와 감사 추적기록 등을 종합하는데 필요한 비용이 추가되면서 결국 총소요비용(TCO)은 늘어나게 되는 원인이 된다. 게다가 곳곳의 접점들은 시스템 오류와 성능 저하를 초래하는 원인이 될 수 있다.
반면, ‘완벽하게 통합된(unified)’ 플랫폼은 진화된 ECM에서 추구하는 진정한 의미의 통합 콘텐츠 관리를 가능하게 해준다. 물론 복수의 콘텐츠 시스템에 산재한 리파지토리를 결합하거나 연계시키는 방법으로 어느 정도의 기능을 수행할 수는 있겠지만 통합 플랫폼은 원 코드(one code) 기반이란 장점을 제공한다. 즉, 하나의 멤버십 모델, 하나의 보안 모델, 하나의 데이터 베이스, 하나의 관리 콘솔, 하나의 감사 추적기록이 제공된다. 이렇게 되면 애플리케이션 연동도 필요 없다.
통합 ECM 플랫폼의 이점은 분명하다. 구축과 운영에 필요한 비용을 절감할 수 있으며, 사용자의 교육도 한결 수월해진다. 인터페이스와 관리해야 하는 시스템의 접점들도 줄어들게 되어 결과적으로 시스템에 대한 가시성이 향상되고 신뢰도도 높아지게 된다.
이에 발맞춰 시장선도 기업들은 전략적 기술요소를 갖춘 포인트 제품 벤더들을 인수해 보다 완벽한 엔드투엔드 솔루션을 확보, 현업부서들의 콘텐츠 관리 과제를 충족시키기 위해 노력하고 있다. 여기서 말하는 전략적 기술요소에는 고급 보안, 업무프로세스관리(BPM), 스캐닝 및 리포트 관리 등이 포함된다. 또한, 컴플라이언스는 ECM 시장 확대 원동력으로 볼수있다. 기업규제의 확산으로 규제관련 리포팅, 기업 거버넌스, e디스커버리의 요구사항이 기업콘텐츠관리 솔루션 구축의 비즈니스 사례에 중요한 증대 요인으로 증대될 것이며 이를 통한 문서 아카이빙 솔루션의 니즈 역시 촉진될 것이다. ECM은 투자자산을 회수하는 도구로써, 또한 기업의 리스트 관리, 비용 관리의 투명성을 보장하기 위한 완벽한 제도기반으로써 활성화될 것이다.
또한 조직내 팀과 조직간 팀에서 협업(Collaboration) 솔루션을 이용하면, 기업에서 빈번하게 발생할 수 있는 송장이나 계약서 처리 등의 업무진행부터 아카이빙, 정책 관리, 엔터프라이즈 검색 등을 위한 강력한 콘텐츠 관리 인프라스트럭처를 기반으로 프로젝트 및 문서 관리용 가상 작업 공간 등의 툴을 사용해 안전하고 효율적으로 협업할 수 있다.
근로 생산성 향상 ‘필수도구’
프로젝트 관리, 제품 설계, 클라이언트 서비스 제공과 같은 사람 중심의 비즈니스 프로세스 작업을 진행하는 경우 여러 지역과 조직에 흩어져 있는 다양한 업무 팀의 협조가 필요한 경우가 많다. 그러나 근로자는 업무 팀과 협업할 때 종종 장애물에 부딪히는 것이 현실인데, 예를 들어 팀의 내부나 외부에서 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 없거나 프로세스 내의 융통성 결여, 업무 중복으로 인한 진행 지연, 그리고 외부적으로 기밀 정보를 공유할 경우에 발생할 수 있는 보안 위험 등의 문제가 발생하기도 한다. 그렇다면 기업에서 지식 근로자의 생산성을 높이는 방법으로는 어떠한 것들이 있을까?
기업의 업무 진행 시 직원들이 정보를 위치에 관계없이 찾고, 작업 프로세스의 일환으로 부서 간에 안전하게 정보를 공유하며, 기업의 장기적 아카이빙 및 규정 준수 전략에 맞게 관리하는 데 도움을 주는 협업 솔루션이 대표적이라 할 수 있다. 문서 관리, 검색 및 협업을 위한 협업솔루션에는 다음과 같은 기능이 포함돼야 한다.
- 안전한 통합 검색 및 자동화된 정보 분류
- 전사적 범위의 협업 프로젝트 및 프로세스 작업 공간
- 유연한 비즈니스 프로세스 관리
- 다양한 엔터프라이즈 애플리케이션에서의 규정 준수 및 보안 정책 적용
- 장기적으로 사용하기 위한 정보를 캡처 및 아카이빙하는 지식 저장소
‘SAP 아카이빙 ’ 차별화 요소로 ‘부각’
마지막으로 차세대 ECM 시장의 전략적인 차별화 기술 요소로 떠오른 것이 바로 ‘SAP 아카이빙’ 솔루션이다. 가히 정보전이라 부를 만한 오늘 날의 기업 환경에서는 정보가 곧 기업의 자산으로 인식되고 대규모 SAP ERP 시스템 도입을 통해 기업내의 영업, 생산, 구매, 자재, 회계 등 모든 조직과 업무가 IT로 통합돼 실시간으로 모든 정보를 통합 처리할 수 있게 됐다.
최근 KRG에서 발표한 보고서에 따르면, 올해 국내 ERP 시장은 전년 대비 10.3% 성장한 6천17억원 규모에 이를 것으로 전망되는 등 ERP 시장이 지속적으로 성장하고 있다. 이렇게 SAP ERP시스템에서 생성된 정형 및 비정형 데이터가 증가함에 따라 기업에서 처리해야 하는 관련 정보량도 폭발적으로 증가하고 있다.
기업은 급격히 증가하는 데이터를 기업의 규정에 따라 전사적으로 정보가 활용되도록 관리되거나 폐기해야 하는데 그러한 규정을 제대로 준수하지 못하고 있는 것이 현실이다. 또한 정보를 효율적으로 관리하지 못함에 따라 많은 문제에 직면하게 되었고, IT 부서에서는 콘텐츠를 보다 쉽게 액세스하고 콘텐츠의 재사용률을 향상시킬 수 있는 새로운 방법을 구현하기 위해 끊임없이 노력하고 있다.
실례로 mySAP 애플리케이션의 운영 데이터베이스가 급증하고 관련 콘텐츠가 증가함에 따라 SAP환경에서 데이터를 관리하기가 점점 더 어려워지고 있기 때문에 SAP에서도 ‘아카이빙’을 SAP ERP의 성능 향상을 위한 최선의 방안으로 제시하고 있다.
SAP 아카이빙 솔루션은 SAP 데이터, 보고서 및 문서 아카이빙 솔루션을 구축해 고성능 디스크에 저장되는 데이터 양을 대폭 줄여 총소유비용을 절감하는 동시에, mySAP 애플리케이션의 성능을 개선해준다. 또한, SAP 데이터, 보고서 및 문서 아카이빙을 위해 SAP로부터 인증 받은 완벽한 솔루션을 통해 SAP에서 제공하는 툴들을 보완하고 SAP 환경에서 급증하는 데이터를 획기적으로 관리할 수 있는 기능을 제공하고 있다.
아카이빙 솔루션은 콘텐츠 보존, 보안 및 사용 권한 관리 정책을 일관된 방식으로 수행한다. 또한 이메일 또는 이미지 등의 애플리케이션별 아카이브 제품과 통합 콘텐츠 아카이빙 플랫폼이 모두 제공되므로 보다 원활하게 규정을 준수하고 e디스커버리 요구 사항을 충족할 수 있으며 비용을 절감하고 모든 콘텐츠 유형을 보다 쉽게 액세스할 수 있는 장점을 제공한다.
이를 통해 기업이 누릴 수 있는 이점으로는 무엇보다도 아카이빙된 정보를 검색하고 보고서를 제작하는 시간을 현저하게 줄여 고객 서비스 수준을 향상시키고, 데이터의 액세스 및 기업 규정에 따른 보안을 보장하여 규정 준수가 가능하다는 점을 들 수 있다. 이로써 기업은 전사적으로 데이터 정보를 공유하고 비즈니스 가치를 극대화 할 수 있게 된다.
