통합문서와 중앙화로 주요자산인 문서에 대한 정보보안을 이뤄냄은 물론기업의 지적자산으로써 문서의 가치와 활용도를 제고하고, 업무수행 방식을 일신함으로써 자연스러운 혁신을 이뤄낸 것이다 오라클 웹센터를 활용한 동국제강의 문서혁신을 살핀다.
Q. 통합문서관리 구축 배경은.
동국제강은 최신 IT 기술을 적극 활용해 발전을 이뤄내고 있다. 끊임없는 변화만이 성공을 담보할 수 있기 때문이다. 2006년부터 경영혁신 프로젝트를 시작했으며, ERP 등 기간업무에 대한 경영혁신 프로젝트의 후속 작업으로 문서혁신을 추진하게 됐다. 문서, 이미지 등도 기업의 주요 자산인데, 개인 PC에 분산 저장됨으로써 보안 취약점으로 작용하고, 효율적인 협업에도 어려움이 존재했기 때문이다.
Q. 오라클 웹센터 선택 이유는.
문서혁신은 단순히 IT 시스템을 도입하는데 그치는 것이 아니다. 일하는 방식의 변화를 가져오며, 지금까지 기업 자산이라는 인식이 약했던 문서, 이미지 등에 대한 인식개선까지 이뤄낼 수 있다. 따라서 여러 솔루션을 꼼꼼히 비교검토해 오라클 웹센터를 선정했다. 특히 오라클 웹센터는 데이터베이스와 긴밀하게 연계돼 다양한 이점을 제공하는 점이 높은 평가를 받았다. 예를 들어오라클 웹센터는 문서가 데이터베이스에 저장되는 형태로, 만의 하나 외부 공격으로 문서가 유출된다고 해도 데이터베이스 인증 없이는 이를 읽어볼 수 없다. 또 오라클 웹센터는 오라클 퓨전미들웨어 제품군으로 데이터베이스는 물론, 다양한 오라클 퓨전미들웨어 제품과의 시너지도 기대해 볼 수 있다는 점도 선정의 주요 배경이 됐다.
Q. 문서중앙화를 고려하는 기업에게 조언한다면.
효과적인 분류체계를 확립하는 것이 중요하다. 저장된 문서를 쉽고, 빠르게 찾아 볼 수 있어야 하며, 저장 시에도 별다른 어려움없이 걸맞는 위치에 사용자가 직관적으로 저장할 수 있어야 한다. 분류체계는 한 번 설정하면 되돌리기 쉽지 않기 때문에 더욱 더 신중할 필요가 있다. 한 가지 첨언하자면, 기술이 지속적으로 발전하고 있다는 점을 고려해 너무 세분화된 분류체계는 피하라고 얘기하고 싶다. 세밀한 분류는 오히려 사용상의 불편을 줄 가능성이 높다. 검색 기술이 빠르게 발전해 신속하게 찾아볼 수 있으므로 조금 단순화된 분류로 사용자의 자유도를 높일 필요가 있다.
Q. 향후 계획은.
BYOD 등 대두되고 있는 모바일 환경에 적극 대응해 지속적으로 통합문서의 활용도를 높일 계획이다. 동국제강은 통합문서를 강제화하기 보다 사용자의 자발적 참여를 유도하고 있다. 강제화하는 것보다 자발적 참여를 이끌어내는 것이 문서혁신을 정착시킬 수 있는 방안으로 보기 때문이다. 따라서 통합문서의 장점을 느낄 수 있는 다양한 유인책을 마련하고 있다. 일례로, 회의자료를 태블릿으로 전송해 활용할 수 있도록 함으로써 BYOD와 모바일에 대한 사용자의 요구를 충족시키고 있다. 또 이러한 모바일 지원으로 언제 어디서나 통합문서를 활용, 더 능률적인 작업과 협업이 가능하다는 점도 적극 전파하고 있다.
